Parent Letter
New Visitor Management System
Posted on 12/14/2016

Dear Parents and Guardians,

Moreno Elementary considers the safety and health of our students and staff a top priority. In addition to limiting access on campus before and after school and to further safeguard of your child while in our care, we will be implementing a new visitor management system. This will ensure that individuals visiting our campus and interacting with our students are authorized to do so. Moreno Elementary believes there is a safer way to monitor visitors on our campus and will be replacing the paper visitor sign-in sheets with the Raptor Visitor Management System in the near future. You will continue to be required to present identification to the office staff.

 Accepted forms of identification are as follows:

 Any state issued driver’s license or identification card

 Mexican Matricular Consular card

 Military ID (active duty or retired)

 Permanent Resident Card

Once the front desk staff scans the identification provided, Raptor instantly checks the name against registered sex offender lists nationwide. Once the visitor has been cleared through Raptor the system will print a visitor badge with your name, picture and destination. It is important to note that the Raptor system only scans visitor name, date of birth and photo for comparison with the national database of registered sex offenders. Any additional information is not gathered or stored. The Raptor system is not connected to any other system such as the Department of Motor Vehicles, Department of Justice, etc. Any other information on the ID is not visible or accessible to any Raptor users. The data we screen is not shared or communicated. It is confidential and stored securely through a web-based system.

 You will not be required to complete this process if you are simply dropping off an item in the office or picking something up. However, if the purpose of your visit is to sign out a student prior to dismissal, visit a location on campus, or volunteer in a classroom you will need to go through the new process.
Our goal is to continue to provide a welcoming and warm environment for our parents, students, and staff while simultaneously communicating a culture of safety and security to the community. All parents are urged to continue to participate in your child’s education.

 

If you currently do not have access to a government issued form of identification, here are some resources to assist you:

 For a CA License visit a local DMV office or go to www.dmv.org

 For a Mexican Matricular Consular card please visit a consular office. The card is issued without regard to immigration status and provides no immigration information.

 For a Military ID please go to www.cac.mil/uniformed-services-id-card

 For a Permanent Resident Card please go to www.uscis.gov/i-90

All parents have a right to participate in their children’s education. In the event that a person does not have identification, he/she can still be given access to the building. If needed, a designated school staff member will escort the person to an area to meet with the student. As the system is initially implemented, no one will be turned away if they do not have proper identification. There will be advance notice provided regarding the implementation process. If you have any questions or concerns about the implementation of this system, please schedule a meeting with school administration to discuss them. For more information on the Raptor Visitor Management System please visit www.raptortech.com.

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Estimados Padres de Familia/Tutores,

Moreno Elementary considera que la seguridad y la salud de nuestros estudiantes y personal es nuestra prioridad. Además de la limitación del acceso a los planteles escolares antes y después del horario escolar es para proteger a su hijo/a mientras esté bajo nuestro cuidado, y para protegerlos aún más, estaremos implementando un nuevo sistema para supervisar visitantes. Este sistema garantizará que las personas que visiten nuestro plantel o que interactúen con nuestros estudiantes están autorizadas para hacerlo. Moreno Elementary cree que hay una manera más segura de supervisar a los visitantes en nuestro campus, y en un futuro cercano vamos a reemplazar las hojas de registro de visitas con el Sistema Raptor para Supervisar Visitantes “Raptor Visitor Management System.” Todavía será requerido que presente un documento de identificación al personal de la oficina. 

Documentos de Identificación aceptadas son las siguientes:

 Licencia de Conducir o Tarjeta de Identificación emitido por cualquier estado de Estados Unidos

 Tarjeta de Matrícula Consular de México

 Tarjeta de Identificación Militar (en servicio activo o jubilado)

 Tarjeta de Residencia Permanente 

Una vez que el personal de recepción escanea el documento de identificación proporcionado, Raptor al instante compara el nombre con la lista de delincuentes sexuales registrados a nivel nacional. Una vez que la información ha sido verificada a través de Raptor, el sistema imprimirá un pase de visita que incluirá su nombre, foto y destino. Es importante señalar que el Sistema Raptor solamente examina el nombre, fecha de nacimiento, y su foto para la comparación con la base nacional de datos de delincuentes sexuales registrados. Cualquier información adicional no es recopilada o almacenada. El Sistema Raptor no está conectado con ningún otro sistema, tales como el Departamento de Vehículos Motorizados, Departamento de Justicia, etc. Cualquier otra información en su documento de identificación no es visible o accesible a los usuarios de Raptor. Los datos colectados por el sistema no son compartidos o comunicados, es confidencial y son almacenados de una forma segura a través de un sistema vía web.

Este proceso no será requerido si usted simplemente está dejando o recogiendo un artículo en la oficina de la escuela.  Sin embargo, si el propósito de su visita es recoger un estudiante antes de la salida de la escuela, visitar un determinado lugar de nuestro plantel, o servir como voluntario en un salón de clase, usted tendrá que pasar por el nuevo proceso. 

Nuestro objetivo es continuar ofreciendo un ambiente acogedor y cálido para nuestros padres de familia, estudiantes, y personal mientras, simultáneamente, participamos en una cultura de seguridad y protección a la comunidad. Recomendamos a todos los padres que continúen participando en la educación de sus hijos.

Si usted, actualmente, no tiene acceso a una forma de identificación oficial, aquí les proporcionamos algunos recursos:

Para una Licencia de Conducir del Estado de California, visite una oficina local de DMV o visite www.dmv.org 

Para una Tarjeta de Matrícula Consular de México, por favor visite una Oficina Consular. La tarjeta es emitida sin importar su estado migratorio y no proporciona ninguna información de inmigración.

Para una Tarjeta de Identificación Militar, por favor visite www.cac.mil/uniformed-services-id-card 

Para una Tarjeta de Residencia Permanente, por favor visite www.uscis.gov/i-90 Parent Letter Sec.doc

Todos los padres tienen derecho de participar en la educación de sus hijos. En el caso de que una persona no tenga una forma de identificación, el/ella puede todavía tener acceso a un edificio escolar. Si es necesario, un miembro del personal escolar designado acompañará a la persona a un lugar donde pueda reunirse con el estudiante. A medida que el sistema sea inicialmente implementado, nadie será rechazado por carencia de una identificación apropiada. Ustedes serán notificados con anticipación con respecto a la implementación de este proceso. Si usted tiene alguna pregunta o inquietud acerca de la implementación de este sistema, por favor, programe una reunión con un administrador de la escuela para discutir sobre ellas. Para más información sobre el “Raptor Visitor Management System” visite www.raptortech.com.